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出納的基本工作流程

時間:2017-01-12 23:34 作者:會計學習網 次閱讀

【內容概況】1 出納的基本工作流程 END 出納工作的具體內容(1)貨幣資金核算 ①辦理現金收付,嚴格按規定收付款項。嚴格按照國家有關現金管理制度的規定,根據稽核人員審核簽章的收付款憑證進行復核,辦理款項收付。對于重大的開支項目,必須經過會計主管人員、總會計師......
 

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出納的基本工作流程

 
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出納工作的具體內容(1)貨幣資金核算
 
①辦理現金收付,嚴格按規定收付款項。嚴格按照國家有關現金管理制度的規定,根據稽核人員審核簽章的收付款憑證進行復核,辦理款項收付。對于重大的開支項目,必須經過會計主管人員、總會計師或單位領導審核簽章,方可辦理。收付款后,要在收付款憑證上簽章,并加蓋“收訖”、“付訖”戳記。
 
②辦理銀行結算,規范使用支票,嚴格控制簽發空白支票。如因特殊情況確需簽發不填寫金額的轉賬支票時,必須在支票上寫明收款單位名稱、款項用途、簽發日期、規定限額和報銷期限,并由領用支票人在專設登記簿上簽章。逾期未用的空白支票應交給簽發人。對于填寫錯誤的支票,必須加蓋“作廢”戳記,與存根一并保存。支票遺失時要立即向銀行辦理掛失手續。不準將銀行賬戶出租、出借給任何單位或個人辦理結算。
 
③登記日記賬,保證日清月結。根據已經辦理完畢的收付款憑證,逐筆順序登記現金日記賬和銀行存款日記賬,并結出余額。銀行存款日記賬的賬面余額要及時與銀行對賬單核對。月末要編制銀行存款余額調節表,使賬面余額與對賬單上的余額調節后相符。對于未達賬款,要及時查詢。要隨時掌握銀行存款余額,不準簽發空頭支票。
 
④保管庫存現金,保管有價證券。對于現金和各種有價證券,要確保其安全和完整無缺。庫存現金不得超過銀行核定的限額,超過部分要及時存入銀行。不得以“白條”充抵現金,更不得任意挪用現金。如果發現庫存現金有短缺或盈余,應查明原因,根據情況分別處理,不得私自取走或補足。如有短缺,要負賠償責任。保險柜密碼要保密,保管好鑰匙,不得任意轉交他人。
 
⑤保管有關印章,登記注銷支票。出納必須妥善保管所管的印章,嚴格按照規定用途使用(但簽發支票的各種印章,不得全部交由出納一人保管)。對于空白收據和空白支票必須嚴格管理,專設登記簿登記,認真辦理領用注銷手續。
 
⑥復核收入憑證,辦理銷售結算。認真審查銷售業務的有關憑證,嚴格按照銷售合同和銀行結算制度辦理銷售款項結算,催收銷售貨款。發生銷售糾紛、貨款被拒付時,要通知有關部門及時處理。
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出納工作的具體內容(2)往來結算
 
①辦理往來結算,建立清算制度。現金結算業務的內容主要包括:
    企業與內部核算單位和職工之間的款項結算;
    企業與外部不能辦理轉賬手續的單位和個人之間的款項結算;
    低于結算起點的小額款項結算;
    根據規定可以用于其他方面的結算。
 
   對購銷業務以外的各種應收、暫付款項,要及時催收結算;應付、暫收款項,要抓緊清償。對確實無法收回的應收賬款和無法償還的應付賬款,應查明原因,按照規定報經批準后處理。實行備用金制度的企業,要核定備用金定額,及時辦理領用和報銷手續,加強管理。對預借的差旅費,要督促及時辦理報銷手續,收回余額,不得拖欠,不準挪用。建立其他往來款項清算手續制度。對購銷業務以外的暫收、暫付、應收、應付、備用金等債權債務及往來款項,要建立清算手續制度,加強管理,及時清算。
 
②核算其他往來款項,防止壞賬損失。對購銷業務以外的各項往來款項,要按照單位和個人分戶設置明細賬,根據審核后的記賬憑證逐筆登記,并經常核對余額。年終要抄列清單,并向領導或有關部門報告。
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出納工作的具體內容(3)工資結算
 
①審核工資單據,發放工資獎金。根據實有職工人數、工資等級和工資標準,審核工資獎金計算表,辦理代扣款項(包括計算五險一金),計算實發工資。按照車間和部門歸類,編制工資、獎金匯總表,填制記賬憑證,經審核后,會同有關人員提取現金,組織發放。發放的工資和獎金,必須由領款人簽名或蓋章。發放完畢后,要及時將工資和獎金計算表附在記賬憑證后或單獨裝訂成冊,并注明記賬憑證編號,妥善保管。
 
②負責工資核算,提供工資數據。按照工資總額的組成和工資的領取對象,進行明細核算。根據管理部門的要求,編制有關工資總額報表。
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銀行結算業務應掌握的知識(一)銀行賬戶
 
(1)基本存款賬戶
企業關于辦理日常轉賬結算、現金收付、工資、獎金和現金的支取必須通過該賬戶辦理。也就說:只有這個賬戶才可以提取現金,而一個企業只能在銀行開立一個基本存款賬戶。例如:在工商銀行虎門支行開立了基本存款賬戶,那么在工商銀行其他營業點或其他銀行開立的賬戶只能是一般存款賬戶。
 
(2)一般存款賬戶:只能辦理轉賬和現金的繳存,不能支取現金。(備注:此為對公帳戶,銀行柜面辦理是不允許向個人帳戶轉的,但網銀可操作,限小額)
 
(3)專用存款賬戶:住房公積金、社保基金等專款專用賬戶。
 
(4)臨時存款賬戶:注冊驗資戶,異地臨時經營活動需要時,開立異地臨時存款賬戶,用于資金的收付。
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銀行結算業務(二)(1)支票
 
支票:包括現金支票、轉賬支票、普通支票3種。目前,我們使用的是普通支票,可以支取現金也可以轉帳,在普通支票的左上角劃兩條平行線只能轉賬,買空白支票回來根據需要自己簽發(實際工作中最常用,必須掌握)。
①支票的分類:
A、種類:現金支票
            轉帳支票
            普通支票:左上角劃線—轉帳支票
                      不劃線,可提現金
B、使用人:公司支票   只能公對公,收款人不能寫私人名字
           私人支票    收款人可寫私人名字或公司名字
C、使用區域:同城(票面有銀行代碼,本市內任何銀行可用,否則,只限本開戶行) 支票下方無條碼
             省內(票面有銀行代碼,本省內任何銀行可用,否則,只限本開戶行)  支票下方有條碼
D、背書:  深圳票   出票行在屬深圳市
           廣州票   出票行非深圳市,統稱廣州票
 
②如何使用支票辦理轉賬
開出支票轉賬:出納填寫有關內容→在支票左上角劃兩條平行線→蓋章→撕下支票頭登記銀行日記賬→支票尾交給客戶,由客戶自己送存銀行(也可以由出票人到開戶銀行直接轉賬給客戶)。
收到轉賬支票:出納填寫“進賬單”→并蓋上與留在銀行印鑒卡上一樣的章,送存我們的開戶銀行→取回進賬單第一聯(回單聯)→大約2天后錢到賬后,到銀行取回第三聯(收賬通知)→登記銀行存款日記賬→交單給會計記賬。
 
③如何填開支票
一本支票一般是25份,要逐份填開。支票由存根聯和支票聯兩部分組成。
出票日期:數字必須大寫,大寫數字寫法:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾。壹月至拾月前零字必寫,拾壹月、拾貳月必須寫成壹拾壹月、壹拾貳月(前面多寫了“零”字也認可,如零壹拾月)。   壹日至玖日前零字必寫,拾日、貳拾日、叁拾日必須寫成零壹拾日、零貳拾日、零叁拾日,拾壹日至拾玖日必須寫成壹拾壹日及壹拾X日。例:2007年8月5日:貳零零柒年零捌月零伍日。2006年2月13日:貳零零陸年零貳月壹拾叁日  
人民幣大寫:數字大寫寫法:零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、億、萬、仟、佰、拾。注意:“萬”字不帶單人旁。例: 289,546.52 貳拾捌萬玖仟伍佰肆拾陸元伍角貳分;532.00 伍佰叁拾貳元正,“正”寫為“整”字也可以,不能寫為“零角零分”;425.03 肆佰貳拾伍元零叁分;325.20 叁佰貳拾伍元貳角正,角字后面可加“正“字,但不能寫“零分”,比較特殊。
人民幣小寫:最高金額的前一位空白格用“¥”字頭打掉,數字填寫要求完整清楚。
注:有些銀行使用的支票是有密碼的,申請購票初期會配密碼器,開票時要把密碼寫上,否則該票不可用。
 
④收款人:
現金支票收款人應寫為本單位名稱,此時現金支票背面“被背書人”欄內加蓋本單位的財務專用章和法人章,之后收款人可憑現金支票直接到開戶銀行提取現金(一般情況下,須由本單位持結算證的人前去提款,如有特殊情況須本單位開據證明加蓋公章,并由提款人持證明前往)。   轉帳支票收款人應填寫為對方單位名稱。轉帳支票背面本單位不蓋章。收款單位取得轉帳支票后,在支票背面被背書欄內加蓋收款單位財務專用章和法人章,填寫好銀行進帳單后連同該支票交給收款單位的開戶銀行委托銀行收款。
    收到個人開出的轉帳支票,收款人可寫為收款人個人姓名,此時轉帳支票背面不蓋任何章,收款人在轉帳支票背面填上身份證號碼和發證機關名稱,在背書格寫上自己的名字,憑身份證和轉帳支票存入收款人的開戶銀行開的個人結算帳戶內。最新規定,個人存入的轉帳支票最高限額為50萬元以內。
 
⑤用途:干什么用途填什么,如備用金、工資、貨款、運費、往來等
 
⑥支票頭:公司留存,根據票面填寫,可簡寫。
 
⑦支票正面空白處,要用紅色印泥加蓋銀行預留印件,一般是財務章和法人人私章,要蓋清晰。如果你收到支票,你公司就是背書人,要在支票背面的背書人處加蓋銀行預留印件。
 
⑧常識:
支票正面不能有涂改痕跡,否則本支票作廢。受票人如果發現支票填寫不全,可以補記,但不能涂改。
    支票的有效期為10天,日期首尾各算一天。從支票簽發日或票面日期(含票面日期)起算十天內支票有效,超過十天支票就作廢。(提示:港幣支票,有效期為半年。)
支票見票即付,不記名。(丟了支票尤其是現金支票可能就是票面金額數目的錢丟了,銀行不承擔責任。現金支票一般要素填寫齊全,假如支票未被冒領,在開戶銀行掛失;轉帳支票假如支票要素填寫齊全,在開戶銀行掛失,假如要素填寫不齊,到票據交換中心掛失。)
    填寫支票必須用黑色簽字筆填寫正楷字樣(港幣支票要求沒這么嚴格,可用圓珠筆,但不能用鉛筆此類可擦掉的筆具)。
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銀行結算業務(二)(2)銀行匯票
 
由企業單位或個人將錢交存銀行,由銀行簽發給存款人自己去辦理結算。優點是:可按實際支付金額結算,即:票面金額10萬元,實際需要支付7萬元,余下3萬元通過銀行自動退回存款人,根據需要向銀行申請,由銀行簽發。
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銀行結算業務(二)(3)銀行本票
 
由企業單位或個人將錢交存銀行,由銀行簽發給存款人自己去辦理結算。與銀行匯票的不同:只能在同一票據交換區域使用,而且只能按票面金額結算,根據需要向銀行申請,由銀行簽發。
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銀行結算業務(二)(4)商業匯票
 
出票人簽發,有最長不超6個月的付款期限,就是先出票,到期才付款。按承兌人不同分為商業承兌匯票和銀行承兌匯票,兩者不同在于銀行承兌匯票有銀行做擔保人,票據到期存款人存款不足支付銀行先墊付,而商業承兌匯票沒有。
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銀行結算業務(二)(5)匯兌(匯款)
 
支付結算方式包括票據結算和非票據結算,前面介紹的支票、匯票、本票就是票據結算,匯兌就是非票據結算中常用的一種。
匯兌:匯款人填寫匯款單→在匯款單上簽章→去開戶銀行辦理→取回匯款回單登記銀行存款日記賬→交單給會計,包括:電匯、信匯兩種。
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銀行結算業務(三)現金存取
 
(1)把現金存入銀行:出納填“現金交款單”連同收到的現金當日送存我們的開戶銀行→取回銀行蓋有“現金收訖”的第一聯(回單聯)→登記銀行存款和現金日記賬→交單給會計。
 
(2)從銀行提取現金:出納填寫普通支票→蓋章→在背面書寫欄蓋章→撕下支票頭登記銀行和現金日記賬→到開戶銀行提取現金。
 
用途:工資、備用金,絕對不能寫貨款。提備用金時,出票人是我們單位,收款人也是我們單位,支票背面也要蓋章(要與預留銀行印鑒卡上的章相符)。
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出納經常接觸的單據、表格
 
1、  發票  包括普通發票、增值稅專用發票、專業發票3種,上面印有“稅務局監制章”。
 
2、  收據  醫院、學校等行政事業單位開出印有“財政局監制章”的收據,沒有監制章是不合法憑證。
 
3、  支付證明單
(1)小額支付未能取得發票,但必須報賬,例如:搭摩托車付了10元現金,無發票但要入賬。
(2)匯總作用:司機報銷有很多加油票、路橋費發票,每張單都要老板簽名很麻煩,可用支付證明單或差旅報銷單進行匯總車費、餐費、住宿費各是多少,共多少張,所有人在支付證明單上簽名即可。
 
4、  借支單:員工預借差旅費或其他臨時借款時用,例如:
(1)員工出差前填寫借支單→部門負責人核查、簽名→會計審核→總經理(老板)審批簽名→出納員發款,用作住宿、交通等差旅費等開支。
(2)出差回來后,據實填寫支付證明單,并在單后面貼上收據或發票→證明人簽名→會計審核→交總經理(老板)審批簽名→出納員給予報銷。
 
5、  收付日報表:每天上報主管和老板現金、銀行存款的收付金額和余額情況表。
 
6、  出納期結表:出納記賬后把所有單據要交給會計入賬,是出納與會計的交接手續證明,一式兩份,會計、出納各一份。出納交單給會計的時間:天天交、一周、10天、15天,還是一個月才交一次,視各單位的實際情況而定。
 
7、  銀行存款余額調節表:每月銀行存款日記賬與銀行對賬單逐筆核對,余額不符時要查明原因,如果出納或銀行記錯賬,應立即更正。如出現未達賬項,即出納或銀行一方已取得單據入賬,另一方未入賬時,要說明情況,一式兩份,會計、出納各一份。
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登記日記賬時應注意的問題
 
1、設賬:現金跟銀行存款要分開登記,一個銀行賬戶一本銀行存款日記賬,因為一個賬戶有一張銀行對賬單,方便對賬。
 
2、根據收付款單據逐日登記日記賬,并結出余額。方便對賬,隨時知道還有多少現金和銀行存款數額。
 
3、出納應按實付的金額和日期記賬,今天收錢記賬日期是今天,不能以發票上的日期記賬;報銷按實際批準的金額實報實銷,例如:業務員每月規定報銷電話費300元,但實際發票上金額為350元,只能按規定的標準報銷300元,也只能按實際報銷的300元記賬。
 
4、對賬:現金日記賬余額與庫存現金要相符,銀行存款日記賬余額與銀行對賬單上余額相符。
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出納的工作監督
1、每個單位設置會計、出納、倉管人員,出納管錢、會計管賬、倉管管物,起到相互監督作用。
2、實行限額備用金管理,規定出納的庫存現金金額用于日常開支,不足再從銀行提取。
3、會計要突擊檢查出納的備用金,防止挪用。
4、嚴格按照財務制度收付款,支付時必須有規定的人員簽字,最少包括經辦人、證明人、審批人。
5、支付現金在單據上蓋章“現金付訖”章,轉賬支付的蓋“轉訖”章。
6、簽發的支票要蓋章,印章必須分開保管,不能全部放出納手里。
7、出納的日記賬每月與銀行對賬單核對,不相符要查明原因。
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8、要建立支票的領用制度:設領用登記簿,誰用誰簽名,特別是有時要帶空白支票去采購,必須要領用人簽名,并劃上限額,及時追收空白支票。實際工作中除在登記簿簽名外,領用人要在支票頭任一空白處簽名,以明確責任。
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