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用Excel制作工資條的兩種簡單方法

時間:2012-03-26 10:46 作者:會計學習網 次閱讀

【內容概況】方法一:排序法 第一步:打開工資表在工資表最后一空白列輸入1,2,3(注:輸入的數字與工資表的行數相同)(圖1)。 第二步:在剛輸入的數字下面向下輸入1.1,2.1,比上面的數據少一行,本列在K9中輸入1.1(圖2)。 第三步:在K列任何一個單元格中單擊左鍵單擊工......

方法一:排序法
  第一步:打開工資表→在工資表最后一空白列輸入1,2,3……(注:輸入的數字與工資表的行數相同)(圖1)。

  第二步:在剛輸入的數字下面向下輸入1.1,2.1……,比上面的數據少一行,本列在K9中輸入1.1(圖2)。

  第三步:在K列任何一個單元格中單擊左鍵→單擊工具欄上的升序排列按鈕→選擇工資表→編輯→定位→定位條件選擇“空值”→確定。
  第四步:在編輯欄中輸入=A$1→按住Ctrl鍵不放敲回車鍵。
  第五步:在單元格K15下方輸入1.01,2.01……一直輸入到6.01→單擊工具欄上的升序排列按鈕→刪除K列的數據。加一下邊框便大功告成了(圖3)。

  方法二:函數法
  第一步:打開工資表→單擊Sheet2標簽→在Sheet2工作表的A1單元格中輸入=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))→向后拖到J1單元格(注:拖的長度應與原表長度相同)(圖4)。

  第二步:選擇A1:J1區域向下拖→拖到第20行即可(注:拖的時候可能拖多或拖少,這時要看一下原表)→加一下邊框便成功了(圖5)。

另外一種方法:
工資條的特點分析
  首先讓我們看看工資條都有些什么特點。
  1.工資條頭可能一行,也可能兩行,根據不同企業工資欄目需求而定。但相同處是每一項條目(或者一個工人的工資信息)具有一個條頭,條頭具有指定數目的重復性。
  2.每一項條目中間有一個空行,方便裁剪。
  根據以上特點,我們可以初步擬定工資條頭部制作方案:
  首先建立“工資明細表”,用于儲存員工工資表信息,也用于平時編輯和匯總。
  其次建立“工資條目表”,用于引用工資信息,同時產生工資條形式之工資目。
  需要用到的函數可以因人而異,有很多公式都可以達成目的,但最后選擇目標是效率最高又易于理解者。
  現在,我們通過兩個實例向大家詳解工資條頭的Excel設計過程,并分析其中技巧,希望望大家能從中受益,舉一反三,設計出適合各自需求的Excel工資計算公式。
  單行工資條頭之設計
  先看下面的數據,這是一個簡易的單行條頭工資信息摘錄(數據隨機生成,非實際工資),見圖1。

  利用此表數據,我們可以通過函數公式來引用數據,生成需要的工資條形式。
  步驟與公式如下:
  1.進入“單行表頭工資條”工作表。
  2.選中單元格B1,輸入以下公式:
  =CHOOSE(MOD(ROW(),3)+1,“”,單行表頭工資明細!A$1,OFFSET(單行表頭工資明細!A$1,ROW()/3+1,))
  3.選中單元格B1,鼠標置于單元格右下角,當箭頭變成十字形時(圖2)

  則向右拉至J1單元格。然后再選中B1:J1向下拉,直至公式結果出現空白。此時工資條效果見圖3。

  4.基本達到目的了,但表格還沒有邊框,打印則不太美觀。現在為它加上邊框:選中B1:J2,并點擊工具欄邊框按鈕中的田字形按鈕添加邊框;再點擊大方框按鈕(圖4),使工資表條目四周邊框顯示粗一些,比較美觀。

  5.選擇B1:J3單元格,向下拖拉,直至有數據的最后一行。最后效果見圖5。

  公式解釋:
  =CHOOSE(MOD(ROW(),3)+1,“”,單行表頭工資明細!A$1,OFFSET(單行表頭工資明細!A$1,ROW()/3+1,))
  1.CHOOSE函數是選擇函數,支持30個參數。第一個參數是選擇序號(數值),其余參數是被選值。第一個參數是N則結果返回其余參數中第N個數值。
  2.MOD函數是求余數函數,支持兩個參數,第一個參數是被除數,第二個參數是除數,結果返回余數。
  3.ROW函數是返回指定行行號之函數,若省略參數時則返回當前行。
  4.OFFSET函數是返回偏移量之函數。支持五5參數,分別是[參照區域]、[行數]、[列數]、[高度]、[寬度]。
  5.“”表示空白,返回空。
  本公式巧妙動用MOD和ROW函數產生一個循環的序列2/3/1/2/3/1/2/3/1,再通過CHOOSE函數參數的變化動態地引用工資明細表的數據,其中“”的作用是當前行行號為3的倍數時返回空,從而產生一個空白行,方便制作工資條后裁剪。
  當然,實現功能還有很多公式,如用以下IF函數實現等,各位用戶自己去多摸索吧:
  =IF(MOD(ROW(),3)=1,單行表頭工資明細!A$1,IF(MOD(ROW(),3)=2,OFFSET(單行表頭工資明細!A$1,ROW()/3+1,0),“”))
  雙行工資條頭設計
  先看數據如圖6。

  雙行條頭工資條和單行條頭實現方法基本相同,僅僅是公式有些差異。現暫列如下:
  =CHOOSE(MOD(ROW(),4)+1,“”,雙行表頭工資明細!A$1,雙行表頭工資明細!A$2,OFFSET(雙行表頭工資明細!A$1,ROW()/4+2,))
  輸入公式后向后拉再向下拉至末行,然后通過前面介紹的方法設置邊框,其中部分單元格需去掉左邊框或者右邊框,使之顯得美觀。最后結果如下見圖7。

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